AVG en leads: wat mag een autobedrijf met klantgegevens?
Een proefritaanvraag bevat persoonsgegevens: naam, e-mail, telefoonnummer, soms een inruilauto. Daar gelden regels voor. Goed nieuws: voor het gewone werk van een autobedrijf zijn ze goed te volgen.
Dit is algemene informatie, geen juridisch advies. Kijk voor de volledige regels op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Mag je de gegevens gebruiken om terug te bellen?
Ja. Iemand die een proefrit aanvraagt, vraagt je zelf om contact op te nemen. Je gebruikt de gegevens om zijn verzoek af te handelen, vóór een eventuele koop. Daarvoor heb je geen aparte toestemming nodig. Vermeld wel in je privacyverklaring wat je met de gegevens doet.
Mag je ze daarna gebruiken voor marketing?
Niet zomaar. Voor een nieuwsbrief of aanbiedingen per e-mail heb je in de regel toestemming nodig. Een uitzondering geldt voor bestaande klanten en vergelijkbare producten, mits ze zich makkelijk kunnen afmelden. Iemand die alleen een proefrit aanvroeg, is meestal nog geen klant.
Hoe lang bewaar je een aanvraag?
Niet langer dan nodig. Is de auto verkocht en is er geen gesprek meer met deze koper? Dan is er weinig reden om zijn gegevens nog jaren te bewaren. Leg een vaste termijn vast en ruim periodiek op. Vraagt iemand om verwijdering, dan moet je dat kunnen doen.
Wat als je een systeem van een ander gebruikt?
Gebruik je software die de aanvragen voor je opslaat, dan is die leverancier een verwerker en jij de verwerkingsverantwoordelijke. Je sluit dan een verwerkersovereenkomst. Let op:
- dat de gegevens alleen voor jou worden verwerkt;
- dat ze goed beveiligd zijn en in de EU staan, of met passende waarborgen daarbuiten;
- dat je ze kunt exporteren en verwijderen;
- dat een datalek snel aan je gemeld wordt.
En het meten van scans?
Tellen hoe vaak een QR-code gescand wordt, kan zonder persoonsgegevens: geen IP-adres, geen cookie, alleen het tijdstip en de auto. Zo heb je inzicht zonder extra privacyverplichtingen voor de bezoeker.